Évaluation de la rédaction des décisions en langage clair et simple : réponse de la direction et plan d’action

N^o	Recommandation	Réponse	Mesure proposée	Date d’achèvement prévue	Gestionnaire responsable
1	Naturellement, différents membres associent des degrés d’utilité variables aux divers supports mis à leur disposition (guide de rédaction des décisions, gabarits, séances de formation, logiciels ou autres). Toutefois, certains d’entre eux ont dit ne pas avoir accès à toute la gamme des ressources disponibles ou ne pas en connaître l’existence. Un exemple cité est celui d’Antidote. Le répertoire des ressources des membres sur le site SharePoint devrait être tenu à jour, et tous les membres devraient savoir comment y accéder pour approfondir leurs compétences en rédaction en langage clair et simple. Ces outils, ces ressources et le site SharePoint devraient faire partie des programmes de formation à l’intention des nouveaux membres.	Acceptée	Demander au secrétariat des membres de veiller à ce que tous les membres disposent du logiciel Antidote. Prévoir, dans le plan relatif au site recensant les ressources pour les membres, des mises à jour régulières. Inclure les ressources à l’intention des membres dans les programmes de formation destinés aux nouveaux membres.	Mars 2023	Vice-présidence
2	L’issue de l’appel devrait être plus claire dès le début de la décision. Deux approches sont envisageables : Annoncer le résultat plus tôt, par exemple dans la lettre d’accompagnement. La lettre accompagnant les décisions de refus d’autorisation d’appel ou de rejet sommaire indique déjà le résultat. Cette pratique pourrait être étendue aux décisions sur le fond. Désigner les parties autrement que par « partie requérante », « partie appelante » et « partie intimée », par exemple en employant les initiales du requérant afin que les particuliers puissent savoir où il est question d’eux dans la décision.	Acceptée	Rappeler ces points aux membres lors de la présentation de l’étude sur le langage clair et simple. Donner de la rétroaction personnalisée lors des évaluations de mi-mandat et de fin de mandat. Discuter avec les membres des autres termes qu’ils pourraient employer.	Mars 2023	Vice-présidence
3	Les requérants, qu’ils aient obtenu gain de cause ou non, ont exprimé le désir d’être clairement informés de ce qui se passe après la décision. Bien que la lettre d’accompagnement donne cette information, il serait utile de réfléchir aux moyens de renforcer les messages qui s’y trouvent.	Acceptée	Discuter avec les Opérations du greffe des manières d’indiquer plus clairement aux appelants les prochaines étapes possibles.	Mars 2023	Vice-présidence
4	Il serait utile de rappeler aux membres qu’ils doivent faciliter la tâche aux lecteurs au moyen de titres et sous-titres clairs et adaptés au contenu, afin de les aider à s’y retrouver dans un document long ou complexe.	Acceptée	Rappeler ces points aux membres lors de la présentation de l’étude sur le langage clair et simple. Donner de la rétroaction personnalisée lors des évaluations de mi-mandat et de fin de mandat.	Janvier 2023	Vice-présidence
5	On pourrait rappeler aux membres de limiter leur utilisation de jargon juridique et de jargon médical et, lorsqu’ils doivent le faire, d’en expliquer le sens ou de le reformuler, s’il y a lieu.	Acceptée	Rappeler ces points aux membres lors de la présentation de l’étude sur le langage clair et simple. Donner de la rétroaction personnalisée lors des évaluations de mi-mandat et de fin de mandat.	Janvier 2023	Vice-présidence
6	Les membres pourraient être encouragés à privilégier les phrases courtes, en fractionnant leurs idées pour consacrer une phrase à chacune.	Acceptée	Rappeler ces points aux membres lors de la présentation de l’étude sur le langage clair et simple. Donner de la rétroaction personnalisée lors des évaluations de mi-mandat et de fin de mandat.	Janvier 2023	Vice-présidence
7	L’évaluation a porté sur plusieurs décisions exemplaires en anglais et en français. Celles-ci pourraient être mises à profit à des fins pédagogiques lors des séances de formation des nouveaux membres. Il faudrait pour cela obtenir le consentement des membres concernés, en qualité de participants à la présente étude, avant la publication de ces textes.	Acceptée	L’unité de la responsabilité transmettra les décisions exemplaires à l’équipe de perfectionnement professionnel en vue d’une inclusion potentielle dans les séances de formation offertes aux nouveaux membres.	Janvier 2023	Directrice, Politique, sensibilisation, responsabilité et amélioration continue